arrow Zpět na blog
Tipy a triky

9+1 nejčastějších problémů, které s kvalitním HR systémem hravě vyřešíte

Personalistických výzev je ve firmě vždy dostatek. Víte jak některé z nich vyřešit? Automatizovaným HR systémem.

1. Výzva - GDPR a ochrana údajů

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Naše HR procesy a datová přístupnost nejsou v souladu s požadavky na ochranu údajů. Nevíme, co bychom dělali, kdyby přišla důkladná kontrola.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Díky zavedení HR systému řídíme přístup k citlivým zaměstnaneckým údajům pomocí systémových rolí. Přístup k datům máme pod kontrolou.’’

Jak je to u Sloneeka?

Ve Sloneekovi velmi dbáme na to, aby všechna uživatelská data byla uchovávána v souladu s nejmodernějšími bezpečnostními standardy. Používáme nejkvalitnější dostupnou cloudovou infrastrukturu od AWS (Amazon Web Services), která garantuje odolnost proti úniku dat a mimořádnou dostupnost služeb.

2. Výzva - Administrativa a agenda

Věta kterou možná říkáte teď: Vysoká míra fluktuace nám brání v dosažení cílů naší společnosti. Obrovskou část práce trávíme administrativou a na rozvoj a péči o lidi nezbývá tolik času.

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Díky softwarové podpoře získalo personální oddělení více času na aktivní práci na udržení zaměstnanců.’’

Jak je to u Sloneeka?

Se Sloneekem ušetříte nejen čas na důležitější aktivity, než je administrativa ale také firemní peníze. Vy se tedy můžete věnovat opravdu důležitým činnostem, jako je udržení spokojenosti vašich zaměstnanců a snížení následné fluktuace.

Spočítejte si návratnost investice v naší ROI kalkulačce.

3. Výzva - Absence měření

Věta kterou možná říkáte teď: Bez dat nejsme schopni kontrolovat naše potřeby a náklady na lidské zdroje. Střílíme tak trochu naslepo a nevíme, kde bychom mohli ušetřit.

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Data HR systému nám poskytují přehled o celém životním cyklu zaměstnance (od nástupu, přes dovednostní rozvoj, strukturu a historii odměn, stavy majetku, klíčové ukazatele výkonnosti až po samotnou délku vztahu s firmou, klíčový ukazatel fluktuace).’’

Jak je to u Sloneeka?

Ve Sloneekovi pokrýváme celou cestu zaměstnance a to už od chvíle náboru, přes evidenci úspěšného kandidáta již jako zaměstnance, jeho onboarding, podpisy a úschovu všech potřebných dokumentů, vyhodnocování skill setů, absenci a docházku až po následné rozvázání pracovního vztahu.

4. Výzva - Nepořádek v datech

Věta kterou možná říkáte teď: Kmenová data našich zaměstnanců jsou rozptýlena v různých seznamech a nástrojích jako je Excel. Neorganizovanost a nepřehlednost způsobuje chyby a zvyšuje časovou ztrátovost.

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Všechna data shromažďujeme a zpracováváme v centrálním nástroji. Zlepšuje se kvalita shromážděných dat i rozhodnutí na jejich základě.’’

Jak je to u Sloneeka?

Máme tu nejpokročilejší evidenci zaměstnanců. Všechny osobní údaje jsou navíc uloženy bezpečně, s podrobným audit logem a v souladu s GDPR.

5. Výzva - Firemní majetek

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Nemáme jednoduchý přehled o firemním majetku svěřenému zaměstnancům. Následnou administrativou při dohledávání, likvidaci nebo řešení pojistných událostí trávíme drahocenný čas.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Systémové řešení nám umožňuje přesnou evidenci, stav majetku, foto dokumentaci a historii majetku či pracovních pomůcek.’’

Jak je to u Sloneeka?

Sloneek umí navíc majetek nejen dokonale evidovat, ale také podporuje elektronický podpis předávacích protokolů.

6. Výzva - Smlouvy a podpisy

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Trávíme neúměrný čas při podpisech všech potřebných dokumentů a akceptaci těch vnitrofiremních. Urgence a podpisy objednávek, smluv a jiných dokumentů se třetími stranami se nepříjemně táhnou.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚HR systém nám poskytuje možnost validního elektronického podpisu dokumentů stejně jako elektronickou urgenci podpisu.’’

Jak je to u Sloneeka?

Náš systém zvládá elektronické podpisy s certifikací eIDAS, která odolá všem kontrolám. Přechodem na elektronický podpis s námi ušetříte až 80 % času.

Přesvědčte se o tom sami zde.

7. Výzva - Fakturace a čas

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Chybí nám přehledné a přesné výkaznictví práce pro mzdy i podklady pro fakturace třetím stranám. Když to děláme ručně, nebo nutíme lidi psát do dalších tabulek, je to zdlouhavé a otravuje to všechny zúčastněné.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚HR systém nám poskytne možnost přesného “time trackingu” aktivit, včetně detailního výkazu po jednotlivých projektech s ohodnocením interních nákladů i nákladů k fakturaci třetím stranám.’’

Jak je to u Sloneeka?

Vyvinuli jsme speciální modul pro time tracking, díky kterému se nestane, že zapomenete vyfakturovat odvedenou práci.

8. Výzva - Docházka a reporty

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Nemáme přesnou evidenci docházky pro reporting úřadům. Při kontrolách se vystavujeme pokutám, nápravou a dodáváním zpětných reportů trávíme zbytečný čas v řádech desítek hodin.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Personální systém nám poskytuje evidenci pracovní doby, přesně a v souladu s čerpáním absencí.’’

Jak je to u Sloneeka?

My vám nabídneme pokročilou evidenci docházky včetně mobilní aplikace. Složení pracovních úvazků je na vás. Limitováni jste jenom počtem dní v roce. Nastavte si individuální pravidla a sledujte důkladné reporty, se kterými budete mít podklady vždy v pořádku.

9. Výzva

Věta kterou možná říkáte teď: ‚‚Noví kolegové nemají včas připravené pracovní místo, přidělené pracovní pomůcky. Adaptační proces je chaotický a zdlouhavý. Zvyšujeme tím pravděpodobnost brzkého odchodu a zvýšení nákladů na nábor.’’

Jak to vyřeší HR systém

Věta kterou budete říkat potom: ‚‚Systém nám umožňuje přehledně  organizovat onboarding nových kolegů. Řízená úkolová agenda snížila prostor pro neefektivní zapojování nováčků do chodu firmy.’’

Jak je to u Sloneeka?

Víme, že spokojenost a nadšení nových kolegů je klíčové pro jejich rychlé zapojení do pracovního procesu. Proto jsme do Sloneeka přidali úkolové šablony, které zkracují dobu onboardingu a adaptace.

10. Bonusová evergreen výzva

Věta kterou možná říkáte teď: Vedení a ostatní týmy po nás šlapou s tím, že jim jenom přiděláváme práci zbytečnou administrativou navíc. Prý si to máme vyřešit sami.

Jak to vyřeší HR systém

HR si bez spolupráce s ostatními kolegy nezpracuje prakticky nic. Aniž si to řada zaměstnanců a spolupracovníků uvědomuje, firma má řadu povinností ve výkaznictví, které musí mít v pořádku. V opačném případě se vystavuje hrozbám kontrol a případných sankcí. A to je něco, co opravdu nechcete. Je jednodušší detailně všem ve firmě vysvětlit důvody zavádění HR systému i jeho výhody. Otevřenost v komunikaci se určitě vyplatí.

Jak je to u Sloneeka?

Začínáme tím, aby bylo aplikační prostředí přehledné, líbivé, zkrátka aby se s ním dobře a hladce dělalo. S tím souvisí kapesní verze v mobilu. Na pár kliků zpracujete, co potřebujete. Snažíme se všem šetřit čas a získávat data, se kterými jako firma prostě musíme pracovat. My se ale u toho chceme bavit. A to samé chceme dopřát i vám i vašim kolegům

Nevíte si rady a potřebujete konzultaci? Rád to s vámi nezávazně proberu.

Frame 6