Šablona e-mailu pro onboarding zaměstnanců: Proč ji potřebujete?

Jste HR manažer nebo personalista zodpovědný za nábor a nástup nových zaměstnanců ve vaší společnosti?

Je jedním z vašich úkolů vytvořit a rozeslat uvítací e-mail pro nové zaměstnance? Nechápete zcela myšlenku těchto e-mailů a potřebujete poradit, jak vytvořit efektivní e-maily bez přílišné námahy?

Pokud je odpověď na některou z otázek kladná, jste na správném místě. Dnešní článek se zaměřuje na onboardingové e-maily pro zaměstnance: co to jsou, proč je jejich zasílání důležité a jak je vlastně vytvořit.

Pojďme rovnou na věc.

Co je to onboardingový e-mail pro zaměstnance?

Onboardingový e-mail pro zaměstnance je jedním z prvních e-mailů, které rozesíláte lidem, jež úspěšně prošli náborovým procesem ve vaší společnosti. Je součástí procesu nástupu nových zaměstnanců a obsahuje základní informace o všem, co jejich práce obnáší.

Tito lidé jsou nyní vašimi zaměstnanci a zasláním onboardingových e-mailů novým zaměstnancům oficiálně začíná jejich kariéra ve vaší společnosti. Takové e-maily se obvykle zasílají po úspěšném pohovoru a před prvním dnem v zaměstnání.

Účelem onboardingového e-mailu je přivítat nové zaměstnance a poskytnout jim informace o benefitech, zásadách a dalších důležitých informacích, jako je například dress code.

Proč byste měli tyto e-maily posílat? Jak by takové e-maily měly vypadat? Jaké prvky byste měli zahrnout?

Čtěte dále a dozvíte se to.

Proč byste měli posílat e-maily o nástupu zaměstnanců?

Zaslání uvítacího e-mailu novému zaměstnanci je něco nesmírně důležitého, pokud je vaším cílem udělat dobrý dojem hned při nástupu.

Po ukončení náborového procesu budou vaši noví zaměstnanci trpělivě vyhlížet podrobnosti o své nové pozici.

Nástupní e-maily pro zaměstnance jsou důležité, protože pomáhají novým zaměstnancům lépe poznat společnost a pochopit, jaké jsou jejich povinnosti.

Musíte je proto posílat, abyste se ujistili, že mají všechny potřebné informace hned od začátku, aby mohli hned začít pracovat s maximální efektivitou.

Jak vytvořit dokonalé e-maily pro nové zaměstnance? 9 nejdůležitějších prvků, které musí mít

E-maily onboardingu zaměstnanců by měly být krátké a stručné, s důrazem na výhody práce ve vaší společnosti a s podrobným popisem všech potřebných informací.

E-mail by měl být také personalizovaný, a to tak, aby odrážel firemní kulturu a pracovní prostředí vaší organizace.

Neměl by to být jen obecný e-mail rozesílaný každému novému zaměstnanci.

Zde jsou naše navrhované, zásadní prvky se všemi informacemi, které by měl váš nástupní e-mail pro nové zaměstnance obsahovat:

1. Předmět e-mailu

 

Než si nový zaměstnanec otevře váš úvodní e-mail, úplně první věc, kterou uvidí, je předmět e-mailu.

Řádek předmětu vašeho e-mailu je úplně prvním krokem k dosažení tohoto cíle a také k vybudování nadšení z nové pracovní nabídky.

V závislosti na tom, zda chcete, aby zněl formálně, nebo přátelsky, můžete použít některý z těchto příkladů:

• „Vítejte na palubě, Emmo!“
• „Vítejte v X (název společnosti), celý tým je rád, že vás má!“.
• „Vítejte v týmu, čekají vás vzrušující chvíle!“
• „Srdečně vás vítá X (název společnosti) a všichni vaši noví kolegové!“
• „Zdraví vás X (název společnosti), nové projekty na vás už čekají!“
• „Dobré ráno, zaměstnanče X (název společnosti)!“

Zvolte si název, který bude odrážet váš styl komunikace a formát e-mailu, který chcete u nových zaměstnanců zachovat.

2. Jméno zaměstnance

 

V závislosti na vaší pracovní kultuře se můžete rozhodnout oslovovat nového zaměstnance více či méně formálním způsobem.

Důležité upozornění: Vždy dbejte na to, abyste ve jméně zaměstnance neudělali žádnou pravopisnou chybu, abyste zajistili co možná nejbezchybnější nástup. Taková pravopisná chyba by mohla na nové zaměstnance zanechat špatný dojem již od prvního dne.

Navíc by mohla svědčit o neúctě a nedostatku pozornosti k detailům.

Zde pro vás máme několik tipů, jak správně oslovovat nové zaměstnance v e-mailech od vaší společnosti:

• Používejte vhodné pozdravy
• za pozdravem uvádějte titul a jméno nového zaměstnance
• správně napište jejich jméno
• pište pozdrav s velkými písmeny a interpunkcí
• v pozdějších e-mailech přejděte na neformálnější pozdravy, pokud je to vhodné
• měňte pozdrav pouze v případě, že se změní váš vztah.

Při použití těchto tipů budou všechny vaše e-maily začínat správným představením.

3. Slova na uvítanou a zajímavosti z pohovoru, které přispěly k tomu, že nový zaměstnanec získal danou pozici – dejte mu důvod, aby se cítil výjimečně.

 

Poté, co nového zaměstnance co nejlépe oslovíte, je čas sdělit mu několik uvítacích slov týkajících se nové role.

Spolu s tím byste mohli zmínit některé zajímavosti z průběhu pohovoru, které přispěly k tomu, že nový zaměstnanec získal tuto konkrétní pozici.

Pokud jde o milá slova na uvítanou, mohli byste říci něco jako např:

• „Gratuluji k získání této role, dobrá práce!“.
• „Píši vám, abych vám poblahopřál k získání této pozice v naší společnosti“.
• „S potěšením vám gratuluji k tomu, že jste se stal naším zaměstnancem – vítáme vás v týmu a těšíme se na vaši práci!“

V této části jde především o vyjádření vašeho nadšení z přijetí nového člena týmu a blahopřání k úspěšnému absolvování výběrového řízení a přijetí pracovní nabídky.

Když se vrátíte k pohovoru s tímto konkrétním zaměstnancem, je vždy příjemné zmínit některé zajímavosti, které si z něj pamatujete.

Ve skutečnosti je to důležitější, než si myslíte, protože mnoho zaměstnanců si vysoce cení uznání, jak uvádí např. výzkum. To také přispívá k udržení nových zaměstnanců, takže na to pamatujte.

4. Datum a čas zahájení pracovního dne

 

Další důležitou informací, kterou je třeba uvést v uvítacích e-mailech pro nové zaměstnance, je datum a čas začátku pracovního dne.

Určitě nechcete, aby nový zaměstnanec zmeškal svůj první den ve vaší společnosti nebo byl zmaten, protože o něm nebyl informován.

Pokud si chcete ušetřit další telefonáty, nezapomeňte tyto údaje uvést v nástupním e-mailu nového zaměstnance.

Navíc se vždy vyplatí mít důležité údaje sdělené písemně – je menší pravděpodobnost, že se ztratí nebo zapomenou.

Zde můžete uvést i takové podrobnosti, jako je doba polední přestávky, pracovní doba, kdy jsou otevřena určitá zařízení a podobně.

V podstatě vše, co by váš nový zaměstnanec mohl potřebovat vědět z časového hlediska.

Víme, že čas jsou peníze – chovejte se k němu tedy s úctou a buďte v tomto ohledu komunikativní.

 

5. Dress code

 

Přejděme k tématu pravidel oblékání nebo jejich absence.

V závislosti na typu společnosti, ve které pracujete, může vaše pracoviště vyžadovat určitý dress code.

Abyste si byli jisti, že nový zaměstnanec správný dress code ihned uzná, musíte o něm uvést podrobnosti v uvítacím e-mailu.

Tento požadavek platí i v případě, že toto téma bylo nadneseno během pracovního pohovoru.

U takto klíčových informací byste se měli ujistit, že je v uvítacím e-mailu sdělíte písemně.

Obecně platí, že cokoli mezi 1 až 2 větami o očekávaném dress code by mělo být více než dostačující.

Ve skutečnosti by mělo stačit jednoduché „Vezměte prosím na vědomí, že dress code naší společnosti je x (uveďte název dress code).“.

Poznámka na okraj: buďte ohleduplní ke způsobu, jakým sdělujete, jaký je dress code – nechcete nikoho urazit nebo působit hrubě či náročně.

To, aby se nový zaměstnanec cítil v rámci uvítacího balíčku hrozně, je to poslední, co chcete. Místo toho jim ukažte, že jsou cenným přínosem!

P.S. Tuto část můžete ignorovat, pokud vaše společnost funguje plně na dálku.

6. Popis povinností

 

Jděte ještě dál, významnou součástí uvítacího e-mailu zasílaného novým zaměstnancům je ten, který popisuje odpovědnosti za danou roli.

Ačkoli tyto informace jsou s největší pravděpodobností již obsaženy ve smlouvě, kterou váš nový zaměstnanec má nebo teprve podepíše, vždy je dobré napsat několik odstavců s očekáváními a povinnostmi.

Tímto způsobem nejenže novému zaměstnanci připomenete jeho povinnosti, ale také mu dáte příležitost ještě jednou jasně a konzistentně sdělit svá očekávání.

V této části můžete napsat několik vět o tom, jaké jsou denní a měsíční úkoly, jaké jsou termíny a co se od nového zaměstnance očekává.

Snažte se být v otázce povinností přímí a jasní – nechoďte kolem horké kaše a v uvítacím e-mailu přejděte rovnou k věci.

7. Milé přivítání

 

Pokračujeme dál, nezapomeňte na dobré způsoby! Pokud jste e-mail zahájili vřelými slovy na uvítanou, je stejně důležité jej řádně ukončit.

Za tímto účelem se ujistěte, že vaše šablona e-mailu končí milým pozdravem. Mohlo by to být něco jako např:

• „Těšíme se na spolupráci s vámi“.
• „Těšíme se, že se připojíte k našemu týmu“.
• „S pozdravem a na shledanou v pondělí“.
• „Srdečné pozdravy od celého HR týmu“.
• „S pozdravem a přáním hodně štěstí v nové pozici“.
• „Srdečné pozdravy, Emmo! Já i ostatní spolupracovníci se těšíme na úzkou spolupráci!“

Ať už se rozhodnete říci cokoli, ujistěte se, že to zanechá dobrý dojem. Lidé si takových věcí všímají, zejména když děláte teprve první dojem.

Nezanedbávejte to a zakončete své e-maily o nástupu nových zaměstnanců nějakým vhodným pozdravem – díky nim se váš nový zaměstnanec bude cítit opravdu dobře!

8. Podpis e-mailu a kontaktní údaje

 

Konečně, jakmile jste uvedli všechny potřebné informace, je čas e-mail podepsat.

Při tomto úkonu se ujistěte, že jej podepíšete takovou verzí svého jména, se kterou vám nevadí, že s vámi nový zaměstnanec bude mluvit.

Nezapomeňte také uvést svůj pracovní titul – aby nový zaměstnanec věděl, kdo mu právě poslal uvítací e-mail pro nového zaměstnance, a mohl vás také poznat.

Dalším důležitým prvkem, který je třeba uvést, jsou některé kontaktní údaje.

Když lidé nastupují do nového zaměstnání, mají obvykle tendenci klást svému personalistovi nebo vedoucímu náboru spoustu otázek.

Aby komunikace probíhala hladce a snadno, nezapomeňte uvést své kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa, telefonní číslo do aplikace WhatsApp nebo Viber nebo jiný typ alternativní komunikace.

A to by bylo v podstatě vše!

V pouhých 8 krocích můžete vytvořit dokonalé e-maily pro nástup nových zaměstnanců a posílat zprávy, které zanechají skvělý dojem.

Jak vám Sloneek pomůže komunikovat s novými zaměstnanci během nástupního procesu?

Nyní bychom vám rádi představili Sloneek – nástroj, díky kterému bude váš onboarding ještě hladší.

Sloneek je systém pro řízení lidských zdrojů vytvořený speciálně pro manažery, vedoucí týmů a klíčové osoby s rozhodovací pravomocí v organizacích.

Každý, kdo chce zefektivnit své současné pracovní postupy v oblasti firemní kultury, bude s nabídkou Sloneeku více než spokojen.

Díky bohatým funkcím pro správu je správa smluv a dalších dokumentů mnohem jednodušší – řekněte „ne“ veškerému papírování, které je nudné a časově náročné.

Je to také bezpečnější, protože důležité dokumenty neposíláte e-mailem, což zaručuje ochranu.

Sloneek je také nástroj, který nabízí skvělé možnosti řízení času a lidí.

Usnadní vám velmi rychlé odškrtnutí všech úkolů z kontrolního seznamu pro nástup do zaměstnání pomocí kreativních způsobů.

Navíc nemusíte přestat Sloneek používat, jakmile ukončíte proces onboardingu ve vaší společnosti.

Vlastně je to tak trochu naopak. Sloneek vám může být pomocnou rukou po celou dobu ve vaší společnosti: před nástupem nových zaměstnanců, během něj a samozřejmě i po něm.

Pokud vám to všechno nestačí, jistě vás potěší, že součástí je mnoho integrací a nabízená úroveň zabezpečení je prostě špičková.

Pokud vám to zní lákavě, nezapomeňte zkusit bezplatnou zkušební verzi Sloneeka.

Staňte se profesionálem v zasílání skvělých uvítacích e-mailů novým zaměstnancům a vylepšete firemní kulturu ještě dnes

Nyní už víte, proč je rozesílání uvítacích zpráv důležitou součástí onboardingu, i jak je vlastně psát, aby byly maximálně efektivní.

Když svým zaměstnancům hned na začátku ukážete, že vám na nich záleží, ocení vás.

Pokud očekáváte respekt od svých zaměstnanců, měli byste ho projevovat i vůči nim – funguje to oboustranně.

Uvítací e-maily pro nové zaměstnance jsou dokonalým projevem respektu. Prokazují také promyšlenost a starostlivost – něco, čeho si dnes zaměstnanci velmi cení.