Kontrolní onboarding checklist: Jak rychle zařídit, aby se noví zaměstnanci cítili jako doma?

Když přijímáte nové zaměstnance, nechcete, aby se cítili zahlcení a zmatení. Cílem dobře provedeného nástupního procesu je, aby se noví zaměstnanci rychle cítili jako doma a mohli se brzy stát produktivními články firmy.

V tomto blogovém příspěvku se s vámi podělíme o nástupní kontrolní seznam – checklist. Díky tomuto průvodci můžete zajistit, aby byli vaši noví zaměstnanci plně připraveni na své role již od prvního dne. Připravili jsme pro vás několik náborových šablon, které můžete použít k přípravě úžasného nástupního dne.

Co je onboarding checklist?

Kontrolní seznam pro nově příchozí (onboarding checklist) je nástroj, který pomáhá manažerům a personalistům správně uvést nové zaměstnance do firmy. S takovým kontrolním seznamem si můžete být jisti, že novým zaměstnancům předáte veškeré nástupní informace a základy, které potřebují, aby v mžiku nabrali potřebné zkušenosti.

Onboarding checklist najde své využití v mnoha sférách, zejména pak v personálním oddělení a během prvních dnů či týdnů v novém zaměstnání. Pomůže hned od začátku úspěšně nastartovat kariéru každého nového zaměstnance a snížit fluktuaci vašich zaměstnanců, stejně jako zabránit tomu, aby noví zaměstnancům prošli špatným nástupním procesem.

Výhody zavedení kontrolního seznamu

#1 Úspora času

Pokud máte seznam úkolů, které je u každého nového zaměstnance třeba splnit, můžete ušetřit čas tím, že je předáte příslušným členům týmu. Nebudete tak ztrácet čas školením nových zaměstnanců o tom, co by již měli znát.

Jde také o úsporu času tím, že budete mít již k dispozici zdroj informací pro všechny potřeby a nebudete muset znovu sbírat informace, kdykoli někdo nastoupí na novou pozici. Proces nástupu nových zaměstnanců je náročný na přípravu, ale investovaný čas se vám, nejen vašim manažerům, rychle vrátí v podobě základního povědomí o nástupu ve vaší firmě.

#2 Lepší organizace

Díky správnému onboarding checklistu si můžete být jisti, že každý nový zaměstnanec projde stejným školením a bude mít stejné základy. Tak nebude docházet k nejasnostem ohledně toho, co je třeba udělat nebo kdo je za co zodpovědný. Vyhnete se také zdvojování úsilí, ušetříte náklady na nástup a nástupní materiály a zajistíte, že budou všichni na stejné vlně a budou pracovat v zájmu úspěchu nástupního procesu.

#3 Zlepšení zaměstnaneckých zkušeností

Představte si, jak byste byli zmatení, kdybyste nastoupili do nové práce a někdo vám dal seznam úkolů bez jasných instrukcí. Tomu pomáhá zabránit kontrolní seznam před nástupem do zaměstnání tak, že novým zaměstnancům poskytuje podrobného průvodce dalšími kroky.

Stálý nástupní proces znamená nejen to, že každý od začátku přesně ví, co se od něj očekává, ale také se může lépe seznámit s firemní kulturou a povinnostmi při nástupu.

#4 Zvýšená produktivita

Když se noví zaměstnanci cítí ve svých rolích pohodlně a sebejistě, je pravděpodobnější, že budou produktivní. Tím, že jim poskytnete nástroje, které potřebují k úspěchu, a se zavedeným skvělým nástupním procesem jim dáte nejlepší šanci na úspěch a dosažení jejich výkonnostních cílů.

Onboarding checklist: X klíčových prvků

#1 Fáze před nástupem do zaměstnání

V této fázi poprvé oslovíte nového zaměstnance k zahájení nástupního procesu. V tomto období byste mu také měli zaslat informace o společnosti a jejich roli. Tuto příležitost můžete využít také k zodpovězení všech otázek týkajících se práce nebo společnosti.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – uvítací dopis od generálního ředitele nebo vedení společnosti – na to, aby se nový zaměstnanec od začátku cítil oceněn, nemusí být dlouhý
• – přehled společnosti a její kultury – například v podobě videa, článku nebo prezentace, která představí poslání a vizi společnosti
• – kopie příručky pro zaměstnance – skvělý zdroj informací, který mohou mít noví zaměstnanci po ruce
• – popis práce a očekávání – abyste se ujistili, že nový zaměstnanec ví, co jeho role obnáší
• – seznam kontaktů – může zahrnovat personální oddělení, jejich přímého nadřízeného, obchodní zástupce, zákaznickou podporu a další členy týmu, se kterými budou spolupracovat, a také adresu sídla společnosti
• – podrobnosti o nástupním procesu – seznam povinností může novému zaměstnanci pomoci zjistit, co může očekávat, a připravit se na první den
• – informace o dresscodu, kodexu chování, pracovní době nebo jakýchkoli dalších relevantních zásadách společnosti a pokynech pro firemní kulturu
• – uvítací balíček – může obsahovat reklamní předměty firmy, uvítací dopis či cokoli dalšího, díky čemu se nový zaměstnanec bude cítit jako součást týmu

Díky této fázi získá nový zaměstnanec možnost seznámit se s firmou a svou rolí ještě před jeho prvním dnem. Může tak přijít do práce připravený a nadšený, že může začít pracovat, zatímco vy si můžete být jisti, že máte od samého začátku postaráno o spokojenost zaměstnanců. Samozřejmě se mohou objevit spontánní příležitosti k doplnění seznamu, takže jej zatím považujte za úvodní.

#2 Průchod papírováním

Další fáze efektivního nástupního procesu se týká papírování. V této fázi bude třeba shromáždit veškeré potřebné dokumenty pro nástup nového zaměstnance, aby je mohl vyplnit ještě před příchodem do práce.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – návrhy a konečná verze smlouvy – může se jednat o nabídku zaměstnání, formuláře pro přijetí do zaměstnání, pracovní smlouvu a další relevantní nástupní dokumenty
• – formulář pro přímou úhradu – tak může zaměstnanec dostávat výplatu včas
• – kompletní přehled benefitů – může zahrnovat informace o zdravotním pojištění, plánu penzijního spoření a dalších firemních výhodách
• – příručka pro zaměstnance – skvělý zdroj informací, který mohou mít noví zaměstnanci po ruce
• – daňové formuláře – pomohou novému zaměstnanci při prvních splátkách daní

Touto fází je třeba projít, abyste se ujistili, že má nový zaměstnanec všechny potřebné dokumenty ještě před svým prvním dnem, aby mohl začít pracovat a postoupit k dalším krokům vašeho pevného nástupního procesu.

#3 Příprava složky zaměstnance

Poté, co jste shromáždili všechny potřebné dokumenty, musíte založit složku zaměstnance. Zde budete uchovávat všechny jeho relevantní dokumenty a informace, které mohou zahrnovat kontaktní údaje, číslo pojištěnce a kontaktní údaje pro případ nouze.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – kopie žádosti o zaměstnání – pro případ, že byste ji potřebovali v budoucnu
• – kopie životopisu – může vám pomoci udržet si přehled o kvalifikaci nového zaměstnance
• – kopie pracovní smlouvy – skvělá reference jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele
• daně a dokumenty předložené zaměstnancem
• – seznam referencí – může být užitečný v budoucnu
• – seznam dalších požadovaných dokumentů – včetně řidičského průkazu, kartičky pojištěnce, formulářů pro zaměstnance nebo pojistných smluv atd
• – kontaktní údaje pro případ nouze – vedoucí pracovníci při nástupu do zaměstnání je budou chtít mít pro všechny případy po ruce
• – záznamy o prověrkách
• – výpověď nebo oznámení o ukončení pracovního poměru – po ukončení nástupu do zaměstnání
• Touto fází je třeba projít, abyste měli všechny potřebné informace o novém zaměstnanci na jednom místě. Takto k nim budete mít snadný přístup, když budete při nástupním procesu potřebovat nějaké informace, a budete mít vše připraveno, pokud se něco zvrtne.

#4 Interní představení nového zaměstnance

Nyní, když máte vše připraveno, je čas představit nového zaměstnance zbytku společnosti. Jedná se o zásadní krok k tomu, aby se nový zaměstnanec cítil jako vítaná součást týmu.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – uvítací e-mail od personálního oddělení – skvělý způsob, jak navázat dobré vztahy
• – oznámení od nadřízeného – může obsahovat několik informace o novém zaměstnanci a jeho roli ve společnosti
• – uvítací vzkaz od týmu – příjemná pozornost, která novému zaměstnanci usnadní seznámení s firemní kulturou
• – všechny důležité informace o novém zaměstnanci – včetně data nástupu, pracovní pozice, plánu představení týmu a kontaktních údajů

Touto fází je třeba projít, aby všichni ve firmě o novém zaměstnanci věděli a mohli s ním ihned začít pracovat. Zároveň se ohledně svých povinností všichni naladí na stejnou vlnu (a nebudou se bát, že jim nový zaměstnanec přebere práci), čímž mohou přispět k efektivnímu procesu nástupu.

#5 Přidělení mentora nebo dobrovolníka

Bylo by dobré přidělit novému zaměstnanci během nástupu mentora nebo dobrovolníka, který by zodpověděl všechny jeho otázky týkající se společnosti nebo práce. Mohl by také nového zaměstnance provést po kanceláři a seznámit ho s dalšími lidmi.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – seznam potenciálních mentorů nebo dobrovolníků – krátký seznam několika současných zaměstnanců, o kterých si myslíte, že by si s novým zaměstnancem rozuměli
• – úvodní e-mail – uveďte několik informací o novém zaměstnanci, jeho roli ve společnosti a o tom, co od mentora nebo sobrovolníka očekáváte
• – individuální schůzka mezi novým zaměstnancem a jeho mentorem nebo dobrovolníkem – skvělá příležitost, aby se vzájemně poznali a začali spolupracovat
• – seznam úkolů pro mentory nebo dobrovolníky při nástupu do zaměstnání – sem patří například provedení nového zaměstnance po kanceláři, představení ostatním lidem, vedení školení a zodpovídání případných dotazů.

 

Touto fázi musíte projít, aby nový zaměstnanec prošel co nejlepším nástupním procesem. Díky tomu se bude v novém prostředí cítit jistěji a bude mít někoho, na koho se může obrátit s případnými dotazy.

#6 Poskytnutí zařízení a přístupu k potřebným nástrojům

Další fáze zahrnuje poskytnutí novému zaměstnanci veškerých zařízení a přístupů ke všem nástrojům potřebným pro jeho práci. Pokud to uděláte předem, ušetříte si spoustu času.

Několik věci, které můžete chtít do této fáze také zahrnout:

• – notebook nebo stolní počítač – nezbytný nástroj pro většinu kancelářských prací
• – firemní e-mailová adresa – hlavní způsob komunikace s kolegy
• – přístup k potřebnému softwaru – včetně nástrojů pro nástup zaměstnanců, online portálů, nástupního softwaru nebo nástrojů pro řízení projektů
• – seznam dalších nezbytných nástrojů – firemní telefon, vizitky, přístupové karty nebo pokyny pro přístup k firemní kreditní kartě atd.
• – často kladené otázky a pokyny k nastavení zařízení nebo nástrojů – užitečný zdroj informací pro nového zaměstnance
• – seznam hesel k zařízením a nástrojům – aby je nový zaměstnanec mohl začít ihned používat

Touto fází musíte projít, aby proces nástupu nového zaměstnance proběhl bez jakýchkoli průtahů. Vaši noví zaměstnanci se navíc budou při nástupu do nové práce cítit lépe připraveni a jistější, pokud budou mít všechny potřebné nástroje a informace předem.

#7 Představení kolegům

Konečně nastal první den vašeho nového zaměstnance. Nyní je vaším úkolem představit ho kolegům.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – seznam lidí, se kterými se bude setkávat – může se jednat o členy týmu, vedoucí nástupního procesu nebo další kolegy
• – e-mailové představení – způsob, jak může nový zaměstnanec pozdravit své kolegy ještě před osobním setkáním
• – plán schůzek – seznam časů a míst schůzek nového zaměstnance v průběhu dne
• – uvítací oběd nebo schůzky u kávy – události, kdy se všichni sejdou a utuží kolektiv
• – představení od nadřízeného – aby se nový zaměstnanec cítil lépe a vykročil správnou nohou
• – prohlídka kanceláře – pokud pracujete přímo na pracovišti, může se jednat o skvělý způsob, jak novému zaměstnanci ukázat, kde se co nachází a jak se v kanceláři pohybovat
• – plán na první týden s kolegy – aby se nový zaměstnanec snadno sžil se svojí novou prácí a měl vše, co potřebuje

Touto fází musíte projít, aby si nový zaměstnanec mohl ihned začít budovat vztahy se svými spolupracovníky, což může být pro efektivní nástupní proces klíčové.

#8 Nastavení denních/týdenních schůzek jeden na jednoho pro kontrolu pokroku

Jedná se o výborný způsob, jak zjistit, jak nový zaměstnanec postupuje, a zjistit, zda získal nějakou zpětnou vazbu od zaměstnanců. Schůzky mohou probíhat buď online, nebo offline, podle vašich preferencí (a samozřejmě také časových možností).

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – seznam témat k diskusi – abyste byli vy i nový zaměstnanec připraveni
• – harmonogram – abyste mohli dopředu naplánovat další efektivní kroky nástupního procesu
• – program na každou kontrolní schůzku – aby se diskuze držela tématu
• – seznam otázek, které je třeba položit – může sloužit jako výchozí bod pro každou kontrolní schůzku
• – pokyny a osvědčené postupy – užitečný způsob, jak zajistit, aby byl každý kontrolní rozhovor produktivní a proběhl hladce
• – seznam materiálů po nástupu, které je třeba připravit pro obě strany – součástí může být například seznam úkolů, zprávy o pokroku nebo otázky
• – nástupní dotazník pro zaměstnance

Touto fází je třeba projít, abyste měli přehled o výkonnosti nového zaměstnance. Budete mít také příležitost poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu a zjistit jejich názor na to, jak probíhá úvodní setkání se zaměstnanci.

#9 Stanovení cílů pro prvních 30/60/90 dní v zaměstnání

Pro každé zaměstnání jsou charakteristické jiné kariérní cíle a úkoly. Musíte si s novým zaměstnancem sednout a stanovit realistické cíle pro prvních 30, 60 nebo 90 dní v na novém zaměstnání. To mu pomůže udržet si soustředění a motivaci při nástupu na novou pozici. Krátkodobé i dlouhodobé cíle jsou nedílnou součástí úspěšného nástupního plánu.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – seznam cílů pro prvních 30/60/90 dní – zaměstnance nic nerozptýlí a udrží si správný směr
• – časový plán pro každý cíl – pomůže novému zaměstnanci zjistit, co je třeba udělat a do kdy
• – pokyny pro každý cíl – užitečný způsob, jak zajistit, aby nový zaměstnanec věděl, co se od něj očekává
• – seznam nástupních zdrojů – velmi užitečný, pokud nový zaměstnanec potřebuje pomoc s dokončením některého z cílů

Touto fázi musíte projít, aby nový zaměstnanec jasně pochopil, co se od něj v jeho nové roli očekává. Seznam cílů vám pomůže kontrolovat jeho pokrok a zajistit, aby byl zaměstnanec na správné cestě k úspěšnému dokončení celého nástupního procesu.

#10 Hodnocení a zpětná vazba

Poslední fází je vyhodnocení výkonu nového zaměstnance a poskytnutí zpětné vazby. To může být jednou z nejdůležitějších částí procesu, protože vám pomůže určit, zda se nový zaměstnanec na danou pozici hodí, či nikoli. Ani ten nejúspěšnější nástupní proces nemusí vést k tomu, že budete mít toho nejlepšího zaměstnance.

Několik věci, které můžete chtít v této fázi také zahrnout:

• – hodnocení výkonnosti – pomocí tohoto hodnocení můžete posoudit, jak dobře nový zaměstnanec pracuje
• – seznam zpětné vazby – abyste novému zaměstnanci poskytli konstruktivní připomínky
• plán budoucího rozvoje – užitečný způsob, jak zajistit, aby nový zaměstnanec ve své funkci dále rostl a rozvíjel se
• – písemné hodnocení – slouží k tomu, aby měl nový zaměstnanec záznam o svém výkonu
• schůzka k hodnocení – příležitost k diskusi o jeho výkonu
• – kontrolní telefonát – kontaktujte nového zaměstnance, abyste zjistili, jak se mu daří
• – formulář pro zaměstnaneckou zpětnou vazbu nebo nástupní dotazník – získejte názor nového zaměstnance na jeho zkušenosti

Touto fázi musíte projít, abyste mohli zhodnotit výkon nového zaměstnance a určit oblasti, které je třeba zlepšit. Navíc tak budete mít příležitost poskytnout mu zpětnou vazbu a pomoci mu přizpůsobit se jeho nové práci.

Po vyhodnocení můžete posoudit výkon nového zaměstnance a rozhodnout, zda se na danou pozici hodí. To vám pomůže určit, zda je třeba provést nějaké změny do budoucna.

Úspěšný nástupní proces se Sloneekem

Jak vidíte, pro nástup nového zaměstnance je potřeba spousta věcí. Díky vytvoření onboarding checklistu může být tento proces hladší a efektivnější.

Můžete pro to však udělat ještě mnohem více – stále je třeba mít pod kontrolou znalost nástupního procesu v celé společnosti, jinak hrozí, že poskytovaný nástupní proces nebude kvalitní. A k tomu by se vám mohl hodit solidní nástupní software.

Používání nástrojů pro správu talentů pozitivně ovlivňuje angažovanost zaměstnanců, posiluje firemní kulturu, usnadňuje proces ročního hodnocení a manažerům i personalistům mnohem více usnadňuje komplexní procesy, jako je řízení lidských zdrojů.

Sloneek vám může pomoci zefektivnit nástupní proces zaměstnanců pomocí snadno použitelného softwaru.

Sloneek vám umožní:

• – učinit z dobře provedeného nástupního procesu skvělý zážitek pro všechny zúčastněné
• – uchovávat všechny záznamy o zaměstnancích v jednom online nástupním portálu
• – mít plný přehled o procesu nástupu zaměstnanců do zaměstnání
• – automatizovat další zdlouhavé úkoly v oblasti lidských zdrojů, jako jsou registrační postupy, výukové programy, šablony pro nástup, kontrolní seznamy a hodnocení kompetencí
• – snížit nástupní náklady
• – snadno přijímat nové zaměstnance

S nástroji pro nástupní proces zaměstnanců, jako je Sloneek, můžete snadno vytvořit a spravovat efektivní nástupní program, abyste se mohli soustředit na to, co je důležité – aby se vaši noví zaměstnanci cítili jako doma.

{{cta(‚236cd85c-ec43-4b74-9175-4359f640d10d‘,’justifycenter‘)}}

Závěr

Úspěšně provedený nástupní proces je cenný jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Pokud máte k dispozici šablonu kontrolního seznamu pro nové zaměstnance, můžete si být jisti, že vaši noví zaměstnanci budou ve firmě řádně přivítáni a budou mít k dispozici všechny informace a nástroje, které potřebují k tomu, aby pracovali efektivně.

Díky takovému kontrolnímu seznamu můžete předejít zdvojenému úsilí, ušetřit čas a zlepšit zkušenosti nových zaměstnanců. Díky strategickému procesu, který lze snadno opakovat pro všechny nově příchozí zaměstnance do vaší společnosti, je úspěch při nástupu na pracoviště téměř zaručen.