1. Buďte opravdu nároční

Uvědomte si, že HR systém budete používat téměř každý den. Nespokojte se proto s něčím, co se vám špatně používá. Přátelské uživatelské rozhraní sníží dobu nasazení a zajistí, aby nástroj okamžitě pochopili i další spolupracovníci – ideální je proto hledat systémy, které mají přehledné a svižné prostředí a ideálně vlastní mobilní aplikaci.

Je možné, že postupem času budete mít specifičtější potřeby. Proto v aplikaci hledejte přítomnost kontextové nápovědy i přístupu k podpoře.

Za ta léta, která pracuji s lidmi vím, že nástroje a vymoženosti musí jít cestou nejmenšího odporu. Proto doporučuji, abyste se vedle funkcí systému na papíře soustředili na jeho intuitivní ovládání. Dobré je si také všimnout, jestli probíhají ze strany poskytovatele HR systému pravidelné aktualizace a vylepšení. Jak to děláme my se můžete dočíst zde.

2. Ujistěte se, že nástroj vyhovuje vaší firemní kultuře

Flexibilně nastavitelná pracovní doba

s sebou nese potřebu pokrýt 100 % možností nastavení délky a pravidelnosti pracovní doby. Požadujte absolutní volnost nastavení dní, ve kterých bude zaměstnanec nebo kontraktor pracovat. Stejně jako počet hodin. Jde o základní stavební kámen automatizace evidence docházky, absencí a výkazů práce.

Chybět nesmí ani volně nastavitelné události: každá firma má mít v návaznosti na nastavenou kulturu možnost libovolné definice událostí absencí, docházky, ale i pracovních aktivit.

Rigidní a svazující je pryč, dnes žijeme volností v nastavení pracovního úvazku. Špičkový nástroj vás proto v tomto nijak nelimituje a naprosto sedne do vaší firemní kultury. Ať už jde o nastavení pracovního úvazku či pracovní doby, měli byste mít volnost v počtu, druhu i nastavení jednotlivých událostí absencí. S fondem, bez fondu, se započítáváním do pracovní doby nebo ne, po dnech, půl dnech nebo hodinách. Se správným systémem je to na vás.

3. Mějte na paměti vaše HR procesy

 

Schvalovací flow to je schvalování absence, docházky, ale i odvedené práce. Tato systémová vlastnost je klíčová pro úsporu času i efektivní řízení základní HR administrativy. Důkladně proto prozkoumejte, jestli vám systém dokáže pokrýt formální potřeby – ty nejlepší se vám dokážou přizpůsobit.

Bez procesů a schvalovací flow nemůže žádný HR systém existovat. My jsme ji například ještě obohatili o možnosti upozornění a schvalování skrze mobilní aplikaci. Nemusíte tak pokaždé startovat a proklikávat spousty oken, abyste se dostali k tomu důležitému.

Chtějte dokonalý přehled a srozumitelná data

Jako personalisté potřebujete řadu různých pohledů na reportingová data i jejich historii. Jiné výkazy použijete pro vedení nebo pro controlling i mzdovou účetní. Týmový management potřebuje vidět v detailu data svých podřízených. Řadoví zaměstnanci nebo kontraktoři pak chtějí mít přehled o stavu svých událostí absencí, docházky i událostí ve výkazech práce. Hledejte proto flexibilitu a jasnost.

Když jsme Sloneek zakládali, řekli jsme si, že dáme HR to, co nám v něm vždy trochu chybělo. Proto jsme vyvinuli bohatý a  srozumitelný reporting, který pokrývá větší okruh potřeb než je jenom výkaz absencí pro mzdy. Pracujeme i na novém datovém studiu, ve kterém si budete moci poskládat libovolné pohledy na uživatelská data. To umožní snáze, rychleji a efektivněji sledovat celý zaměstnanecký životní cyklus.

Automatizujte rutinu

Opakující a jednoduché úkony zvládnou třeba šablony pro úkolovou agendu (onboarding, offboarding, vzdělávací plány). Nebudete s tím mít moc práce, jde o jeden z nejjednodušších bodů pro automatizaci. Provázanost úkolů na další funkcionality HR systému jsou pro úspory času klíčové. Zjednodušíte a zpřehledníte si onboarding i offboarding nových kolegů. Stejně můžete vyřešit i vzdělávací a rozvojové plány.

Při nástupu i odchodu kolegů potřebujete maximálně automatizovat úkoly, které s touto aktivitou souvisí. Nechcete stále dokola vypisovat kdo má kdy co udělat. Takový seznam chcete mít připravený a jen ho na pár kliknutí spustit. A úkoly se rozdají samy. A přesně proto jsme připravili šablony úkolů a jejich řízení.

Nezapomeňte na majetek

Evidence majetku a pracovních pomůcek je nutné zlo, které ale může být opět o něco jednodušší. Ve skvělém systému si zaměstnanci i kontraktoři potvrzují přijetí pracovní pomůcky elektronickým podpisem, takže každá pomůcka tak má svou kompletní historii, fotodokumentaci i předávací protokoly. Proces podpisů a archivace dokumentů je tím významně zefektivněn a máte naprostou jistotu, že jste pro minimalizaci rizika udělali maximum.

Pořádek dělá přátele. Tím spíše, když pracujete s kolegy na dálku. Pečlivě evidované pracovní pomůcky s podepsanými předávacími protokoly, to je to co chcete. A my to víme. Podporujeme elektronického podpis (eIDAS ready) a předávací protokoly podepisujeme prstem na mobilu nebo myší. Bezpečně a právně uznatelně.

Nechte si pohlídat papíry

Prokázat seznámení se směrnicemi, postupy, řády může pro firmu být snadno právní past. Proto chcete mít pod kontrolou akceptaci všech nutných i doplňkových dokumentů, ale chcete digitalizovat celý podpisový proces. Smlouvou počínaje, přes zmíněné směrnice, řády až po předávací protokoly. Nutností pro uznatelnost je soulad s EU směrnicí eIDAS.

S odstraňováním byrokracie budou muset pohnout až nové generace. Ty stávající byrokracii milují. A byrokracie jsou papíry, tuny papíru. U nás máme funkcionalitu pro schvalování, podepisování i uložení dokumentů, které souvisí s HR agendou (a nejen s ní). Smlouvy elektronicky podepíšete i uživateli, kteří nemají účet ve Sloneekovi.

Nevíte si rady a potřebujete konzultaci? Rád to s vámi nezávazně proberu.