Pokud se Vám někdy podařilo nahlédnout do fungování HR oddělení, velmi pravděpodobně jste nabyli pocitu, že HR je práce, kterou zvládne každý, kdo si alespoň trochu rozumí s excelovskými tabulkami. Microsoft Excel je totiž od svého vzniku pro personalisty prakticky pravou rukou. Ačkoliv počet existujících specializovaných HR softwarů v posledních letech rapidně vzrostl, tabulky dle výzkumu Oracle State of HR Analytics 2021 stále používá více než polovina HR odborníků. 

Není HR jako HR

Možná si kladete otázku, proč to tak je. Má Excel něco, co moderní systémy pro správu HR agendy ne? A pokud tabulky nemají jednoznačné výhody, které by novější nástroje strčily do kapsy, proč se jich HR profesionálové stále drží zuby nehty?

Pokud tohle není první článek, který na našem blogu čtete, jistě Vám neuniklo, že HR je disciplínou velmi různorodou a rozvětvenou. Ve firmách se pod HR často skrývá obrovské množství úkonů – některé rutinní, jiné přesně naopak. Pravdou je, že určitá část HR, pro kterou je práce v excelovských tabulkách naprosto dostačující, skutečně existuje. Namátkou bychom mohli zmínit například základní evidenci zaměstnanců, jejich platů, dovolených, nepřítomností a mnoho dalšího.

Problém ale nastává v momentě, kdy vedení firmy nemá do fungování HR dostatečný vhled a podléhá pocitu, že pouhá evidence informací o zaměstnancích je jeho hlavním a jediným posláním. Důvodem, proč nadpoloviční většina HR pracovníků stále nedá na tabulky dopustit, totiž není to, že by si je k práci sami vybrali, ale často jim zkrátka nic jiného nezbývá. Vedení firem mnohdy nevidí důvody k přecházení na nový systém, nejčastěji právě proto, že jim chybí dostatečné pochopení pravého poslání a síly HR.

Excel, postrach personalistů

Kromě evidence údajů je bezesporu další z rolí HR práce s daty. HR analytika ve firmách již dávno není pouze “nice-to-have“, ale ve většině případů naprostá nezbytnost. Přesto se o její klíčové roli šéfové mnohdy dozvídají až v momentě, kdy nefunguje dostatečně dobře.

Mnozí vedoucí pracovníci logicky vyžadují po personálních odděleních zpracování rozsáhlých reportů a vykonávání akčních změn na základě HR dat. Je ale možné v tabulkách vytvářet smysluplné reporty, které lze dále prezentovat? Dokážete v reálném čase sledovat údaje o zaměstnancích a poskytovat efektivní zpětnou vazbu, pokud veškeré informace shromažďujete v Excelu? Lze podle tabulek měřit výkonnost či pracovat s kompetencemi zaměstnanců?

Odpověď je jednoduchá – určitě ne efektivně. Pokud by vedení firem rozhodnutí častěji ponechalo na samotných personalistech, výsledek by byl pravděpodobně lepší, než jaká je dnešní realita. Je potřeba si přiznat, že jsou analýzy, které v Excelu nezvládnete, ani kdybyste se na hlavu stavěli. A manuální zadávání dat je navíc poměrně vyčerpávající a časově náročná činnost.

Zefektivnění práce s HR daty by ovšem nemělo být pouze v zájmů personalistů. Využíváním tabulkových kalkulátorů společnosti samy sebe řadí mezi firmy jen obtížně škálovatelné a zůstávají tak zbytečně pozadu. Pokud firma nemá kvalitní HR data, vedení nemůže informovaně a zodpovědně činit rozhodnutí, která mají pro její chod klíčový význam.

Bylo to krásné a bylo toho dost. 7 důvodů, proč dát excelovským tabulkám sbohem a šáteček 

Stále váháte, zda je pro vás HR software to pravé ořechové? Shrnuli jsme pro vás hlavní argumenty, proč se excelovským tabulkám v HR vyhnout.

• Nepřehlednost souborů a zdrojů. Tabulek, které HR týmy spravují, je zpravidla velké množství. Existuje proto nezanedbatelné riziko duplicity údajů, nesprávného umístění souborů či dokonce jejich přepsání. To může potenciálně vést k nekonzistentnosti informací a obtížnosti při určování aktuálních údajů.
   
• Omezený přístup k informacím. HR údaje se neustále mění, ať už z důvodu změny obchodních potřeb, příchodu či odchodu zaměstnanců, aktualizací osobních údajů a podobně. Mnohdy přitom není možné veškeré přijaté informace o změnách zjistit okamžitě – musí nejprve projít procesem ověření, který je zdlouhavý a manuální.
   
• Riziko ztráty či poškození údajů. Pokud tabulka prochází rukama mnoha různých lidí, riziko, že se informace ztratí či smaže, je poměrně vysoké. Běžnou praxí bývá i její ukládání do míst, kam se dostanou i zcela nepovolaní uživatelé. S tím je tak spojené i riziko poškození dat: není vyloučené, že zaměstnanci změní či přidají nesprávné údaje pouhým omylem. Stačí, pokud některý ze zaměstnanců zadá informace na špatné místo či nepozorností pozmění vložené vzorce, a úsilí a čas jiného člena týmu přijde vniveč.
   
• Zodpovědnost. V případě, že má k důvěrným údajům přístup vícero lidí, mohou snadno vykonávat změny v původním dokumentu bez nutnosti, aby tyto změny prošly schvalovacím procesem. S hodnotami v tabulkách tak mohou operovat i lidé bez příslušného oprávnění a dohledat potom, kdo dané změny provedl, je často velmi složité.  
• Analytika, automatizace, konec byrokracie. HR se topí v byrokratické agendě. Dokáže Excel toto byrokracii ukončit? Těžko. S trochou nadsázky se dá říci, že i vychytané tabulky jsou jen pokračováním papírových šanonů. Jedná se o takzvanou “falešnou digitalizaci”, u které jakýkoli personální úkon nadále nese přemíru byrokracie. Vyplňování, tisk a podepisování dokumentů či elektronický podpis? Nutnost HR manažera vyplnit do Excelu dovolenou nebo automatické vyplnění ze strany zaměstnance? Cítíte ten rozdíl?
   
• Vysoké riziko zneužití údajů. “HR tabulky” mají zároveň jedno velice rizikové prvenství – málokde byste na jednom místě našli tak velké množství osobních údajů. A tomu by měla být přizpůsobena jejich ochrana. Ponecháme-li stranou skutečnost, že mnohdy jsou takto důležité tabulky s trochou snahy přístupné takřka komukoliv ve firmě (například manažerům, kteří by do nich rozhodně vidět neměli). Dokonce i excelovská tabulka s omezeným přístupem je často zabezpečená jen iluzorně. 
• GDPR mezery v cloudu Microsoftu? Microsoft to nebude mít s GDPR compliance v jednotlivých státech EU jednoduché. Poukazuje na to například listopadové stanovisko německé Konference nezávislých orgánů dozoru nad ochranou údajů federace a spolkových zemí (DSK). Jak přesně zní? Navzdory snažení Microsoftu není komise přesvědčená, že služba Microsoft 365 v současnosti splňuje požadavky GDPR. Dále jasně dokládá, že v některých případech je s nimi v rozporu a navíc dává záruky ochrany jen některých údajů.

Více informací také zde.

Máme pro Vás řešení

Pokud jste personalisté a skutečně chcete, aby Vaše HR fungovalo efektivně a ve prospěch firmy, zbavte se zdlouhavého manuálního zadávání dat, které pouze zabíjí čas. Na trhu existuje řada nástrojů, po kterých můžete sáhnout, ale jen výjimečně jde o integrovaný, dostupný a uživatelsky přívětivý all-in-one systém, kterým lze nahradit desítky souborů a zastřešit tak v jedné jediné aplikaci kompletní cestu zaměstnance – od onboardingu po offboarding. Takovým systémem je HR software Sloneek. Jeho používáním využijete benefity digitalizace a zjednodušíte si řadu pracovních činností automatizovaným řešením. Můžete se tak zbavit repetitivních úkolů, které každého personalistu okrádají o to nejcennější, co má –  o čas.

Jaké má Sloneek benefity? 🐘

• Úspora času i energie. Software dokáže integrovat mnoho nástrojů a vytvořit tak komplexní systém řazení dat. Toto řešení zvládne funkci automatického sběru a zpracování údajů – přesně a rychle. Veškeré údaje jsou soustředěné na jednom místě, což personálnímu oddělení významně usnadňuje sledování, vyhledávání i správu informací.
   
• Podpora rozhodování. Údaje se ve Sloneeku aktualizují v reálném čase. To managementu umožňuje co nejpodrobnější a nejintuitivnější zachycení veškerých informací a dat. Systém navíc podporuje také analýzu údajů, která manažerům pomáhá udržovat kompletní přehled o všech zaměstnancích společnosti. 
   
• Omezení lidských chyb. Není výjimkou, že při správě HR agendy s pomocí tabulek dochází k chybám. Zadávaných údajů je často obrovské množství a zamezit chybovosti při jejich ručním zadávání prakticky není možné. S HR softwarem je chybovost, kterou způsobuje manuální zadávání dat, prakticky nulová. 
   
• Správa HR kdykoliv a kdekoliv. V porovnání s programem Excel přináší HR software Sloneek firmám celou řadu atraktivních benefitů a funkcí. Jednou z nich je také možnost spravovat personální data kdykoliv a kdekoliv, bez omezení času či místa. Monitorování přesčasů, řízení pracovního času a další úkony se tak dají zvládnout z pohodlí domova i druhého konce světa a plnohodnotně také z telefonu.
   
• Efektivnější využívání lidského potenciálu. HR systém pomáhá firmám snížit počet operací vyžadujících manuální řízení. Vykazování odpracovaných hodin, výpočet KPI, provizí a další úkony lze se Sloneekem provádět v plně automatizovaném režimu. 
   

• Vyšší bezpečnost. Automatizovaný HR systém zajišťuje maximální bezpečnost údajů. Důvěrné údaje, jako například mzdové informace, jsou chráněné omezením přístupu pouze pro oprávněné osoby. Další úroveň zabezpečení se řídí udělením oprávnění příslušným zaměstnancům – při každém přístupu do systému se navíc automaticky generuje záznam. 

HR systém Sloneek pomáhá zefektivnit lidské zdroje v nejobecnějším smyslu slova – dokáže správně vyhodnotit kapacitu každého jednoho zaměstnance. Veškeré údaje se v systému automaticky a pravidelně aktualizují a jsou tak snadno přístupné komukoliv ze zaměstnanců bez ohledu na oddělení – což v Excelu zkrátka není možné.