Jak evidovat odpracovaný čas zaměstnanců i externistů

V době, kdy se mnoho firem doslova rozprchlo na home office a ten se pomalu stává pro většinu kancelářských profesí normou, vyvstává zásadní otázka – jak evidovat odpracovaný čas lidí ve firmě?

Bez ohledu na software, pojďme se zamyslet nad tím, jaké parametry taková evidence může mít, a jaký potenciální dopad může způsobit na motivovanost zaměstnanců. A nutno hned v úvodu podotknout, že se nebavíme jen o kmenových zaměstnancích s hlavním pracovním poměrem a smlouvou na dobu neurčitou, ale že míříme na všechny lidi, kteří pro firmu pracují, bez ohledu na povahu jejich pracovněprávního vztahu. Evidovat odpracovanou dobu je tedy užitečné i pro externisty a možná dokonce zcela obecně – dodavatele.

S vyšší důvěrou roste ochota vykazovat čas zpětně

Kdy nejpozději od zaměstnanců požadujeme, aby vykázali svou práci?

Zpětně?

V okamžiku, kdy začínají pracovat?

Když vstoupili do místa výkonu práce?

Dopředu?

Dá se předpokládat, že s rostoucí důvěrou v lidskou poctivost bude klesat potřeba mít vše vykázané v daný okamžik, nebo i předem. Pokud je pro firmu podstatný objem a kvalita odvedené práce každého konkrétního člověka, a pokud tuto práci lze posoudit na úrovni jednotlivce, pak je nasnadě, že evidence odpracovaného času je buď formalita, nebo snaha o dodržení rozpočtu alokovaného na lidskou práci.

Toto schéma je typické pro softwarové firmy, mezi které se řadíme i my, vývojáři Sloneeka. Minimálně u lidí s pevnou pracovní dobou nás tolik nezajímá čas strávený na projektu, ale pečlivě analyzujeme kvalitu odvedené práce v rámci Agile metodiky, kam sice time tracking patří, ale jen okrajově. Naši lidé si ve Sloneekovi evidují pomocí modulu Aktivity odpracovaný čas se značnou flexibilitou i několik dní zpětně.

Nedůvěra a nízká marže tlačí na evidenci v reálném čase

Naopak tam, kde firmy úzkostlivě hlídají náklady, nechtějí nebo nemohou pracovníkům důvěřovat, přistupují ke sledování odpracovaného času bez možnosti jakéhokoliv zpětného zásahu. To je příklad všech rutinnějších povolání v provozech typu back-office, v centrech sdílených služeb nebo v kontaktních centrech. Zde se přímo nabízí evidence pomocí docházky, která monitoruje jednotlivé příchody a odchody.

Pokud však chce zaměstnavatel ještě odfiltrovat čas mezi fyzickým příchodem na prcoviště a skutečným výkonem práce, řešením je time tracking, nebo-li sledování odpracovaného času přímo v okamžiku, kdy zaměstnanec začíná a končí konkrétní činnost. Granularita následných reportů je otázkou kategorizace, jejíž hloubku Sloneek v modulu Aktivity nechává na nastavení každé konkrétní společnosti.

Time tracking je skvělá metoda pro vykazování práce, která bude následně fakturována zákazníkovi. Pokud si zákazník platí spíše čas než výsledek, pomocí time trackingu ho můžete jednoduše přesvědčit o tom, že čas, který mu vykazujete k úhradě, je věrohodný. Když k tomu přidáte fakt, že všechny akce v systému jsou zaznamenávány do audit logu, a běžný zaměstnanec nemůže zpětně upravovat vykázaný čas, zákazník nemá mnoho důvodů proč této evidenci nedůvěřovat.

Jakou metodu zvolit?

Pokud potřebujete vědět, kdy lidé přichází do práce, začněte s docházkou. Ve Sloneekovi můžete pomocí modulu Docházka zvolit z mnoha způsobů zaznamenávání příchodů a odchodů – od klasického dotykového terminálu se čtečkou karet, přes webové a mobilní rozhraní až po nejmodernější metody postavené na skenování sítě. Docházkou nic nezkazíte, ale mějte na paměti, že tím dáváte lidem najevo, že je pro Vás podstatnější čas strávený v práci než měřitelný výsledek, se všemi důsledky pro motivaci a výkonnost Vašich lidí.

Když chcete dát lidem určitou flexibilitu, a zajímá Vás čistý odpracovaný čas, použijte time tracking. Ale počítejte s tím, že aby lidé tuto metodu používali rádi, musíte je umět náležitě ohodnotit. Asi nikdo nemá zájem “nafukovat” hodiny, pokud je spravedlivě ohodnocen a pokud má pocit, že se nemusí uchylovat k manipulaci s vykázaným časem jenom proto, aby byl spokojený se svou odměnou.

Pro kmenové lidi, a obecně pro ty, kterým můžete plně důvěřovat, případně pokud je neodměňujete čistě jen na základě odpracovaného času, nabízí se použití sledování aktivity. Ve Sloneekovi na to máme samostatný modul Aktivity. V něm se dokonce můžete rozhodnout, že některé aktivity umožníte lidem zapisovat volně, klidně i s určitým nastavitelným zpožděním a jiné budete vyžadovat sledovat metodou time trackingu. Můžete tak mít nejlepší z obou světů.

Komunikace uvnitř firmy

Pevně věřím, že Vaši lidé naprosto pochopí, že nějakým způsobem zkrátka potřebujete evidovat odpracovaný čas. To, co odděluje firmy, ve kterých to lidé dělají s pochopením od těch, kde si lidé zaznamenávají práci s odporem, je způsob, jakým jim vysvětlíte, proč je to potřeba a jak s informacemi pracujete.

Mimořádně opatrní buďte při kompenzaci přesčasů. Na motivaci zaměstnanců není nic horšího, než když firma bedlivě sleduje každou odpracovanou minutu a vynucuje si odpracování celého fondu pracovní doby, přitom ale velkoryse ignoruje práci přesčas.

Ruku na srdce – pokud je pro Vás čas lidí podstatný a považujete si ho natolik, že ho i nejrůznějšími nástroji monitorujete, bude oboustranně přínosné, když se dokážete čelem postavit nejen k absenci, ale také k přesčasu. Ovšem i zde pozor. Jakmile dáte najevo, že proplácíte každou minutu přesčasu, nebudete mít nouzi o lidi, kteří náhle začnou v práci trávit nápadně více času.

Takže jak v celé personalistice, i zde platí – všeho s mírou, rozumem a citem. My ve Sloneekovi jsme tu proto, abychom Vám poskytli nástroje, ale pohodovou atmosféru ve firmě si budete muset zajistit sami.

A pokud byste tu náladu chtěli dlouhodobě sledovat, zkuste náš měřák nálady, nebo-li Mood Metr.