Budování remote týmu, který přináší výsledky: 12 kroků k úspěchu

29

Máte potíže s řízením vzdáleného týmu? Pokud ano, jste na správném místě.

V tomto blog článku se budeme zabývat očekáváními a pokyny pro zaměstnance. Dotkneme se také pohody vašich zaměstnanců jako rozhodujícího faktoru a navrhneme několik praktických tipů, jak zlepšit týmové schůzky, komunikační dovednosti a celkovou spolupráci.

Budování týmu na dálku: 12 kroků: Jak na to?

#1 Definujte, co pro vaši společnost znamená práce na dálku

Revoluce práce na dálku je před námi. Stále více podniků již není vázáno na jedno fyzické místo a využívá výhod vzdálené pracovní síly.

Existuje mnoho důvodů, proč budovat tým na dálku – od vyšší flexibility a produktivity až po snížení režijních nákladů. Než však přejdete na jiný systém, je důležité definovat, co pro vaši firmu vzdálená práce znamená.

Jaká jsou očekávání a pokyny pro zaměstnance (jak pro zaměstnance na pracovišti, tak pro vzdálené zaměstnance)? Jak budete řídit komunikaci a spolupráci?

Pokud věnujete čas zodpovězení těchto otázek, zajistíte hladký přechod na model vzdálené práce. A se správnými nástroji a protokoly můžete využívat všech výhod vzdálené pracovní síly.

#2 Definujte role a odpovědnosti jednotlivých členů týmu

Nastavení odpovědností a vytvoření virtuálních týmů zaměstnanců pracujících mimo pracoviště může být náročné. Proto definování rolí a odpovědností vzdálených zaměstnanců na začátku eliminuje možné potíže a usnadní řízení projektu.

Role zaměstnanců definují jejich postavení v týmu, zatímco jejich odpovědnosti se týkají jejich úkolů a povinností. Určení toho, co je třeba udělat, bude bezpochyby přínosem pro celou organizaci a v budoucnu se vyplatí.

Silné a slabé stránky členů vašeho týmu by měly být identifikovány při definování jejich pozic a odpovědností. Práce v příjemném prostředí s jasnými hranicemi zvýší produktivitu a zlepší výkonnost týmu.

Nezapomeňte podporovat obecnou zpětnou vazbu a sociální interakci. Kromě toho, pokud se vyskytnou nějaké problémy, poskytněte pomoc při jejich řešení.

#3 Stanovte pravidla a očekávání v oblasti komunikace

Budování transparentní, atraktivní a plynulé komunikace udrží všechny zúčastněné a pomůže vybudovat pevnou a stabilní firemní kulturu.

Při budování týmu na dálku:

  • zajistěte, aby byly informace předávány přesně,
  • kontrolujte firemní záležitosti během pracovní doby a naplánujte si v této době další schůzky na dálku,
  • využívejte virtuální nástroje pro budování týmu pro digitální komunikaci,
  • provozujte virtuální teambuildingové aktivity, jako je například předem naplánovaný virtuální scavanger hunt,
  • vymyslete seznam online her, které umožní vašim vzdáleným zaměstnancům integrovat se a představit několik teambuildingových akcí,
  • vytvořte skupinu, ve které můžete se svými kolegy z týmu komentovat náhodná témata, diskutovat o týdenních zajímavostech, posílat memy a seznamovat se s kolegy, abyste se vyhnuli pocitu izolace.

#4 Vytvořte proces pro řízení a měření výkonnosti

Každá obchodní organizace se spoléhá na reporty. Kromě sledování pokroku je firmy používají k přijímání strategických rozhodnutí. Zavedení konzistentního harmonogramu podávání zpráv a sledování postupu práce je důležité při vedení týmu na dálku a pro dosažení vašich cílů.

Poskytováním konkrétních informací o tom, co je třeba udělat, šetří zprávy o průběhu projektu čas vašeho týmu. Komunikační styčné body mohou pomoci vyhnout se obtížím tohoto procesu a vaše firma bude také těžit z videokonferencí jako nástroji sociální interakce.

#5 Společně oslavte úspěchy a poučte se z neúspěchů

Je nepopiratelné, že práce s klienty může mít pro vaši firmu pozitivní i negativní výsledky, a proto byste se měli naučit vyrovnávat se s neúspěchy i úspěchy během řízení projektů.

Budování silné kultury a motivace zaměstnanců vyžaduje oslavovat úspěchy týmu, k čemuž by měli být oni i nadřízení povzbuzováni. Pochvala zvyšuje angažovanost, produktivitu a pocit, že jste součástí týmu. Navíc zvyšuje spokojenost zaměstnanců a dodává jim sílu čelit budoucím výzvám.

Teambuildingové akce, například večery online her, jsou skvělým způsobem, jak s týmem oslavit úspěch. Během virtuálních teambuildingových aktivit může být strategické rozdělit tým a umožnit účastníkům, aby se bavili.

Důležité je uznat i týmové neúspěchy. Většina z nás vnímá neúspěch jako zcela negativní a nutné zlo, ale ty největší neúspěchy nám ve skutečnosti mohou dát ty nejcennější lekce. Neúspěchy zaměstnance ovlivňují celou firmu, proto by se přetrvávající problémy měly řešit co nejdříve.

Sociální interakci a integraci vzdálených nebo hybridních týmů určitě podpoří přidání více virtuálních akcí, které umožní oslavit úspěchy a poučit se z neúspěchů.

#6 Podpořte kreativitu a riskování

Existuje mnoho způsobů, jak v týmu podpořit kreativitu a povzbudit zaměstnance, aby se ujali úkolů, které zahrnují riziko. Váš virtuální tým musí vědět, že se na vás může spolehnout, aniž by se jeho akce setkaly s nesouhlasem.

Stanovte jasná očekávání, která upřednostní nejzásadnější úkoly, a také společné cíle, postupy a standardy pro vaše zaměstnance. Vytvořte přátelskou, ale zároveň soutěživou rutinu.

Podstatou efektivního vedení je přijetí důvěry, tolerance a sebeuvědomění, pěstování přímých a viditelných komunikačních dovedností a podpora kreativního myšlení.

#7 Podporujte rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Stává se vám někdy, že máte pocit, že nemáte dost hodin na to, abyste dosáhli všech svých cílů? V takovém případě se možná potýkáte s problémem rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je nezbytná pro dosažení nejlepších výsledků na pracovišti. Bez ní zaměstnanci přestanou být produktivní a kvalita jejich práce bude zaostávat.

Zavedení zásad, které podporují rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem ve vaší firmě, zvýší hospodářský výsledek vaší společnosti. Umožníte-li svým zaměstnancům flexibilní pracovní dobu spojenou se zvládnutelnými seznamy úkolů, můžete zabránit jejich vyhoření a tomu, aby měli problémy s časovou úzkostí v době krize.

#8 Povzbuzujte zaměstnance, aby si brali volno

Každá společnost, která chce uspět, musí zavádět inovativní řešení a nápady, které konkurence nepoužívá. Je pravděpodobnější, že se taková organizace udrží na trhu a v budoucnu přiláká nové klienty.

Zvláště když se pracovníci potýkají s nespolehlivými technologiemi, které jim komplikují práci, může být stres v práci významným faktorem. Vaše firma proto bude vzkvétat, pokud budete zaměstnance podporovat v tom, aby si brali volno, zejména na kreativní práci a vymýšlení nových řešení.

Začněte své zaměstnance motivovat tím, že do firemní kultury zavedete několik jednoduchých úloh pro udržení psychologické bezpečnosti, jako např:

  • poskytnutí volných dnů navíc, pokud v daném měsíci nejsou státní svátky,
  • brát si volno a otevřeně diskutovat o svých cestách a plánech během týmových rozhovorů nebo virtuálních schůzek,
  • zřízení alespoň jedné virtuální schůzky týdně pro udržení interakce v reálném čase,
  • plánování několika virtuálních akcí každý měsíc, například virtuálních týmových her.
  • ujištění zaměstnanců, že se mohou plně spolehnout na své kolegy, kteří za ně převezmou jejich povinnosti v době jejich nepřítomnosti (opět psychologická bezpečnost),
  • pravidelně kontrolovat své spolupracovníky a diskutovat o významu dovolené pro osobní růst.

#9 Zaveďte pravidelné virtuální schůzky

Pravidelné virtuální schůzky mezi zaměstnanci a manažery mohou být klíčové. Jsou určeny k pokrytí široké škály ucelených témat o organizaci nebo k projednání problémů zaměstnanců.

Časté 1:1 schůzky umožňují zaměstnancům i jejich manažerům pracovat na všech oblastech, které je třeba zlepšit, a také navrhnout plán budoucích aktivit. I přes jejich krátkou dobu trvání je zásadní, aby z nich účastníci vytěžili co nejvíce.

Buďte důslední a vypracujte plán schůzek, který nejlépe vyhovuje vaší firmě. Pokud je to nutné, naplánujte meeting každý den, abyste svému týmu sdělili strategické myšlenky.

Noví zaměstnanci by pravděpodobně ocenili pravidelné kontroly a možnost diskutovat o záležitostech, které se týkají jejich povinností.

#10 Nebojte se požádat o pomoc, když ji potřebujete

Práce online může být únavná. Nedovolte svým zaměstnancům, aby po celých dnech strávených před obrazovkou skončili mrtví na nohou, protože se zasekli na nějakém úkolu.

Zaměstnanci ztrácejí motivaci, když se musí vrátit k rýsovacímu prknu. Naučte svůj tým otevřeně mluvit o potřebách a čelit potížím a buďte asertivní, když je potřebujete požádat o pomoc.

Je nezbytné, aby se váš tým mohl spolehnout na vás a naopak. Někdy stačí změnit jeden úkol, posunout se dál a práce se vrátí do zajetých kolejí.

#11 Důvěřujte svému týmu, že práci zvládne

Vedení vyžaduje budování důvěry ve vaše týmy bez ohledu na to, zda jsou hybridní, vzdálené nebo v kanceláři.

Vedení spolehlivého týmu usnadňuje komunikační tok na pracovišti a odhaluje případné napětí. Používání účinných programů pro sledování virtuálních aktivit vašeho týmu vám navíc pomůže důvěru rychleji vybudovat.

Je zřejmé, že potřebujete dokončit práci a dodržet termíny. V příjemné atmosféře bez neustálé kontroly zaměstnanců však budou úkoly splněny rychleji a výsledky týmu budou uspokojivější.

#12 Usnadněte spolupráci prostřednictvím online nástrojů a platforem

Při práci na společných cílech na dálku je nezbytné zvolit spolehlivou technologii, protože prostřednictvím online nástrojů je snazší komunikovat a sdílet výsledky práce. Pomáhají zajistit efektivní organizaci práce a usnadňují přidělování úkolů zaměstnancům.

Sledování postupu projektu v reálném čase je možné jen díky efektivně fungujícím platformám, proto je nejlepší zvolit spolehlivou technologii, která umožní vést schůzky na dálku, spravovat data a sledovat virtuální aktivity.

Pokud si chcete přečíst více o tom, jak si vybrat online nástroj, který vám usnadní online správu kanceláře, zde je seznam požadavků, které by měla splňovat.

Jak může Sloneek pomoci vašemu vzdálenému týmu?

Nástroje pro vytváření virtuálních týmů budou v budoucnu nevyhnutelně stále rozšířenější, protože bude nutné usnadnit řízení lidských zdrojů na dálku. Budoucnost lidských zdrojů bude založena na spolehlivých technologiích, profesionálních aplikacích a nástrojích určených speciálně pro tento účel.

V digitální éře byste nikdy neměli zapomínat na zachování rovnováhy mezi soukromým a pracovním životem, která se může rozostřit v důsledku přesunu práce z kanceláře do našich domovů.

Se Sloneekem můžete vašemu týmu na dálku pomoci vyhnout se běžným problémům s řízením a zároveň zvýšit efektivitu vašeho týmu.

S naším virtuálním pracovním prostorem je sledování nepřítomnosti, docházky a času hračkou. Pokročilé výkazy už nebudou problémem a za zmínku stojí také to, že s naším HR nástrojem už není problémem ani administrativa.

Díky Sloneekovi můžete vše bezpečně ukládat na jednom místě. Výběr funkcí, které chcete využívat, je navíc na vás, a to na našich dvou plánech připravených odborníky.

Sloneek vám poskytne dokonalý přehled o vašich zaměstnancích a zlepší administrativu vaší firmy, kdykoli to budete potřebovat.

Závěr

Budování týmu na dálku je investice, která se však může vyplatit.

Nezapomeňte, že nejde o to najít dokonalé lidi, ale vytvořit pro ně vhodné prostředí, aby se jim dařilo.

Dodržením těchto 12ti jednoduchých kroků k úspěchu vytvoříte pro svůj vzdálený tým základ, který mu pomůže prosperovat a dosahovat skvělých výsledků.

Tak na co ještě čekáte? Vydejte se na cestu k úspěšnému týmu na dálku ještě dnes!